Uregelmæssigheder i forbindelse med ERP-system skiftet

Salgstransaktioner

Filen “Salgstransaktioner” indeholder indeholder alle fakturalinjer for titler som ejes af det givne forlag.  

Frekvens: Opdateres dagligt

Kanal: Leveres på kundens sikre FTP hos DBK eller efter aftale på kundens egen FTP. 

Formater:  XML og CSV

Navngivning: “SalgsTransaktioner_Forlagsnummer_YYYY-MM-DD_TT-MM-SS-MS”

Feltnavn Beskrivelse
Unikt ID
Transaktions nummer. Feltet indeholder et unikt nummer for den enkelte transaktion. Dette ID er IKKE identisk mellem Salgstransaktioner og Lagertransaktioner!
Faktura/kreditnota nr.
DBK's tildelte fakturanummer mellem Vareejer og Varekøber
Ordrenummer
Ordrenummer hos DBK
Vareejer Kundenummer
Vareejers kundenummer hos DBK
Varekøber Kundenummer
Varekøbers kundenummer hos DBK
Varekøbers navn
Varekøbers navn hos DBK
FakturaAdresse_Navn
Navn
FakturaAdresse_Gade
Gade
FakturaAdresse_Postnr
Postnr
FakturaAdresse_By
By
FakturaAdresse_Landekode
Land
LeveringsAdresse_Navn
Navn
LeveringsAdresse_Gade
Gade
LeveringsAdresse_Postnr
Postnr
LeveringsAdresse_By
By
LeveringsAdresse_Landekode
Land
Benyttet transportør
DBK's id på den benyttede transportør
Ekstern kunde reference
Ekstern kunde-reference på ordren (angivet af ordreafgiver). Dette er et "åbent" felt som kan anvendes frit af forlag. Kan anvendes til yderligere angivelse af informationer på ordrelinjen. Data "bæres" blot gennem systemet og returneres i rapporten.
Ekstern ordre reference
Ekstern ordre-reference på ordren (angivet af ordreafgiver). Ordrenummer fra det ordreafgivende system (Bogportal/Mit.dbk.dk/ABForlag. Printes på faktura/følgeseddel.
Ekstern ordre reference Unik
Ekstern ordre-reference på internet ordre (angivet af ordreafgiver). Nøgle til annullering/ændring af placeret ordre som ikke er afsendt.
Dato ordre modtaget
Dato for registrering af ordren i DBK's ERP
Dato faktureret
Dato fakturering af ordren i DBK's ERP
Udleveringshåndteringstype
Årsagskode for returnering
Titel
Varens Titel i DBK
EAN
Varens EAN
DBK vare id
Varens ID i DBK
Ordret antal
Antal bestilte varer på linjen på ordren
Momsbeløb
Fakturalinjens momsbeløb
Faktureret Antal
Fakturalinjens antal
Vejl udsalgs pris ex moms
Varens vejledende udsalgspris ved ordremodtagelsen
Rabat i %
Rabat i % med 2 decimaler.
Rabat pr stk
Rabatbeløb pr. enhed
Total netto beløb ex moms
Fakturalinjebeløb fratrukket rabat

Eksempel på salgstransaktions fil

Hent eksempel på en salgstransaktions fil i CSV. 

XSD til salgstransaktions fil

Hent XSD fil, der beskriver felter xml output omkring salgstransaktioner. (Hvis filen åbnes som en blank side, så højreklik i browseren på den blanke side og vælg "Vis kildetekst")  

Dokumentation på outputrapporter

Hent dokumentation til outputrapporter der indeholder beskrivelse af rapporter, mapping af felter til tidligere formater som bl.a. Pctrans, KL rapporter m.m.

Udleveringshåndteringstype

Udleveringshåndteringstype klassificerer den aktivitet som fakturalinjen omhandler. 

Udleveringshåndteringstype Beskrivelse
Bogmesse
Messer, fx. bogmessen, krimi messer
BOP Light
BOP Light - en ny version af bogportalen for forhandlere med meget begrænset bogsalg. Er ikke aktiv endnu
Daglig ordre
Dagligt (normalt) salg til boghandlerne
DebitorService
Direkte salg via forlagets u-regnskab. Anvendes kun for forlag der har en aftale om Debitorservice hos DBK. DBK fakturer og fører regnskab i forlagets navn/cvr
Direkte salg
Forlag sælger direkte til kunden via mit.dbk.dk
Erstat
Erstatningsordre. DBK opretter en erstat ud fra en salgsordre, da den oprindelige ordre af en eller anden grund ikke er kommet til kunden, eller er beskadiget.
Fak med lagertræk
F.eks hasteordrer som er behandlet manuelt
Fak uden lagertræk
Levering til kunde direkte fra forlag - DBK fakturerer
Frieksemplar
Gratis bøger til forfattere, anmeldere, influencers m.m.
Internet
Ordre købt gennem en webshop
Makulering
Eksempelvis hvis et forlag vil have makuleret et gammelt oplag før et nyt kommer.
Manko
Hvis der mangler en eller flere bøger i en forsendelse. Mangler en hel forsendelse er det ikke en manko, men en efterlysning
Retur
Bøger der returneres, eksempelvis pga. skader (ikke ved transport), Ombytning, Retur eller fejl i bog.
Special ordre
Eksempelvis nye stregkoder, nye omslag collipak eller lignende. Omtales også som "SOS ordrer"
Retur DebitorService
Retur fra Direkte salg (forlagetys u-regnskab). DBK krediterer i forlagets navn(crv og fører regnskab. Kun aktiv for kunder med Debitorservice hos DBK

Årsagskoder til retur

I forbindelse med returordrer medsendes en årsagskode. 

I den nye branchestandard fra DBK ensrettes, og opdateres årsagskoderne i forhold til hvad der tidligere har været benyttet. 

De nye årsagskoder er:

Årsagskode for returnering Beskrivelse
Anden årsa
Anden årsag
Bogmesse
Retur bogmesse
Ej afhent
Ej afhentet
Ej leveret
Pakke ikke leveret til kunden
Fejl i pro
Fejl i bog
Fejlkøb
Kunden har fortrudt
Fejllevera
Fejlleverance
Fri retur
Fri retur
Manko
Bog mangler
ManueltOpr
Manuelt oprettet. Retur ej meldt
Nægtet
Modtagelse nægtet
Ombyt
Ombytning
Skadet dog
Skade, dog ej ved transport
Tilbagekal
Tilbagekaldelse
Ukendt
Ukendt på adressen
ReturPorta
Retur fra Serviceportalen
ReturInteg
Retur fra Retur-adviseringsfil
Transports
Transport skade

Du kan finde en mapning mellem de tidligere- og nye årsagskoder her 

Salgstransaktioner - FAQ

2.1 Hvad er reglerne for hvornår en salgstransaktion skal udløse et lagertræk?

Alle lagertransaktioner med kategori “salgsordre” forefindes også i filen Salgstransaktioner. Bogføres lagertræk fra rapporten “Salgstransaktioner” skal alle transaktioner i rapporten “Lagertransaktioner” med kategori “Salgsordre” derfor ikke udløse lagertræk.
Indkøbsordre = Varemodtagelse, og bogføres via rapporten “Lagertransaktioner” (figurerer kun på denne).

2.2 Hvordan identificeres en kreditnota? I det gamle format var der en kode

Udover +/- i ordret antal, kan I forholde jer til “Udleveringshåndteringtypen”, hvor “Manko” og “Retur” genererer en kreditnota.

2.3 Hvor ser vi pre- / backorders?

Pt. understøtter branchestandarden ikke angivelse af restordrer.

2.4 Hvor ser vi track & trace data?

Outputformatet inkluderer ikke track & trace informationer lige nu. Oplysninger kan findes under ordren på mit.dbk.dk

2.5 Kommer data fra felterne med eksterne ordrereferencer med på en faktura

Ja værdierne der står under de “Eksterne referencefelter” optræder også på følgeseddel og faktura

2.6 Hvem kan angive indhold til de eksterne ordrereferencefelter?

Den som bestiller ordren kan også taste ordrereferencer. Det kan eksempelvis være i forbindelse med bestilling i Bogportalen (boghandlere) eller mit.dbk.dk (forlag) 

2.7 Kan de eksterne ordrereferencefelter benyttes til forlagsspecifikke koder

Ja det kan de godt. Hvis forlaget har specielle interne koder for eksempelvis “Specialsalg”, “Salg uden royalty”, “Restsalg”. Teksten er kun en reference der kan bruges af forlag til at knytte ekstra informationer til bestillingerne.  

2.8 Hvor placeres referencenummer fra XPI-ordrer i den nye Salgstransaktionsrapport?
XPI ”PublisherOrderReference” placeres i ”EksternOrdreReference”
2.9 Hvor finder man information om det er et salg, frieksemplar o.a.??
Denne information skal udledes af “Udleveringshåndteringstypen”
2.10 Findes der en uddybende beskrivelse af udleveringshåndteringstyperne?
Se oversigt her
2.11 Kan DBK levere en månedsfil, hvor salg/retur er konsolideret på ISBN-niveau?
Det er muligt at bestille en månedsfil over salgstransaktioner og en månedsfil over lagertransaktioner. Men salg/retur er IKKE konsolideret. Dette skal forlaget selv udlede af filerne.
2.12 Hvilke Udleveringshåndteringstype er med i Salgstransaktioner og hvilke udleveringshåndteringstype er med i Lagertransaktioner?
Alle lagertransaktioner med kategori “salgsordre” forefindes også i filen Salgstransaktioner. Bogføres lagertræk fra rapporten Salgstransaktioner skal alle transaktioner i rapporten Lagertransaktioner med kategori “Salgsordre” derfor ikke udløse lagertræk.
Indkøbsoordre = Varemodtagelse, og bogføres via rapporten Lagertransaktioner (figurerer kun på denne).
2.13 Skal linjen "Makulatur" have et fakturanummer der starter med NUL

Feltet “Faktura_Kreditnota_Nummer” er alfanumerisk, og kan derfor både indeholde tal og bogstaver. Fakturanummrer der starter med “NUL”, anvendes af DBK til interne bogføringsprocesser, men vil også fremgå på forlagenes salgstransaktionsrapporter

2.14 Kommer man til at kunne se hvilken Salgstransaktionsfil dagens lagertransaktioner hører til? Eller hører den ALTID til dagens Salgstransaktionsfil?

Ja, som udgangspunkt vil de følges ad, men det styres af tidspunktet for genereringen af rapporterne.

2.15 SubsegmentId: Hvorfor oplyses kædetilhørsforhold ikke? Hvor kan vi ellers hente den oplysning?

Der er desværre ikke med i output-materialet, da det pt. ikke ligger i ERP-systemet

2.16 Den nye fil vi har fået fra jer, indeholder bogstaver i ordre- og fakturanumre. Er det et eksempel, en fejl, eller den nye standard?
Ordrenummer ændres til 10 cifre – tal
 
2.17 I salgstransaktionsrapporten forefindes felterne "RabatIPct" og "RabatPrStk". Hvornår og hvordan anvendes de to forskellige rabatfelter?

Salgstransaktionsrapporten kan indeholde data i både “RabatIPct” og “RabatPrStk”. Der vil dog aldrig være data i begge felter på en linje!
Feltet “RabatPrStk” angiver,hvilken rabat forlaget har ydet i kr/øre pr. stk.
Feltet “RabatIPct” angiver, hvad forlaget yder i rabat i procent.

Har du spørgsmål til denne side?

"*" indikerer påkrævede felter

Søg på dbk.dk: