Opgradering af Bogportalen - Forlag
For at sikre en så smidig overgang som muligt har vi samlet de vigtigste aktiviteter og datoer frem mod Go Live – og ikke mindst hvad du som forlag skal gøre og være opmærksom på undervejs.
Uge 34–35: Migrering af data
I uge 34 og 35 gennemfører DBK migrering af data fra den nuværende Bogportal til den opgraderede Bogportal.
Migreringen omfatter blandt andet:
- metadata
- prisregler
- kampagner
- salgskataloger
Data trækkes ud af den eksisterende Bogportal primo uge 34 og klargøres herefter til indlæsning i den opgraderede Bogportal.
Det betyder, at ændringer, som forlag foretager i den eksisterende Bogportal efter dataudtrækket, ikke automatisk vil være en del af migreringen.
Det skal du gøre:
Fortsæt med at vedligeholde den eksisterende Bogportal som normalt i uge 34–35.
Hvis du foretager ændringer efter dataudtrækket, skal du være opmærksom på, at ændringerne også skal foretages i den opgraderede Bogportal, når DBK har meldt migreringen gennemført – forventeligt primo uge 36.
Det er derfor vigtigt, at I har overblik over de ændringer, der foretages i migreringsperioden.
Primo uge 36: Alle får adgang til den opgraderede Bogportal
Når migreringen er gennemført, åbner vi for adgang til den opgraderede Bogportal.
Primo uge 36 distribuerer DBK login-information til alle.
Hver kunde får som udgangspunkt tildelt ét administratorlogin. Administratoren kan herefter selv oprette yderligere brugere og tildele de nødvendige adgange efter behov.
Det skal du gøre:
Når du modtager administratorlogin:
- Log ind og kontrollér, at adgangen fungerer.
- Opret de øvrige brugere, der skal have adgang til Bogportalen.
- Sørg for, at relevante medarbejdere er klar til at tage den nye løsning i brug.
- Orientér dig i den opgraderede Bogportal inden Go Live.
Efter migreringen: Opsætning af kontrakter
Kontrakter migreres ikke fra den eksisterende Bogportal til den opgraderede Bogportal. Forlagene skal derfor forholde sig til deres kontraktopsætning, når DBK har meldt migreringen gennemført.
I den opgraderede Bogportal er kontraktstrukturen samtidig ændret. Hvor salgs- og returkontrakter tidligere har været separate, er de nu samlet i én kontrakt.
DBK har på forhånd oprettet relevante standardkontrakter i den opgraderede Bogportal. Forlag, der alene anvender standardkontrakter, skal derfor ikke oprette disse fra bunden.
DBK har oprettet følgende standardkontrakter:
- Standardkontrakten gælder for alle boghandlere og forhandlere med en standardbetalingsbetingelse på løbende måned + 20 dage.
Forlag, der har indgået særkontrakter med en eller flere samhandelspartnere, skal derimod selv sørge for, at disse bliver opsat korrekt i den opgraderede Bogportal.
Det skal du gøre:
Når DBK har meldt migreringen gennemført:
- Gennemgå jeres kontraktforhold.
- Kontrollér, at DBKs standardkontrakter dækker de relevante samhandelsforhold.
- Har I særkontrakter med enkelte samhandelspartnere, skal disse opsættes i den opgraderede Bogportal.
- Husk, at salgs- og returbetingelser nu håndteres i samme kontrakt.
Det er vigtigt, at eventuelle særkontrakter er korrekt opsat inden Go Live den 15. september, så de aftalte salgs- og returbetingelser anvendes korrekt fra første dag.
Uge 36–37: Begge Bogportaler skal vedligeholdes
I uge 36 og 37 befinder vi os i en overgangsperiode, hvor den eksisterende og den opgraderede Bogportal skal vedligeholdes parallelt.
Det er nødvendigt, fordi samhandlen fortsat skal kunne fungere i den eksisterende Bogportal helt frem til Go Live, samtidig med at den opgraderede Bogportal skal være fuldt opdateret den 15. september.
Det skal du gøre:
I uge 36–37 skal relevante oplysninger oprettes og vedligeholdes i begge Bogportaler.
Det gælder blandt andet:
- nye udgivelser og metadata
- priser og prisændringer
- pris- og rabatregler
- øvrige relevante produkt- og salgsoplysninger
Husk samtidig de ændringer, som eventuelt blev foretaget i den eksisterende Bogportal under migreringen i uge 34–35. Disse skal også registreres i den opgraderede Bogportal.
Målet er, at de to Bogportaler indeholder de samme aktuelle oplysninger ved Go Live den 15. september.
Vi er opmærksomme på, at den dobbelte vedligeholdelse medfører ekstra arbejde. Perioden er derfor begrænset mest muligt.
Ny fælles rabatstruktur – særligt for tidligere NBC-kunder
Med den opgraderede Bogportal indføres en ny fælles rabatstruktur.
Når DBK har meldt migreringen gennemført, skal tidligere NBC-kunder derfor være særligt opmærksomme på titlernes rabatkoder.
Der kan være behov for at ændre rabatkoden på enkelte titler for at sikre, at den korrekte rabatprocent anvendes fremover. Den nye fælles rabatstruktur kan findes på vores hjælpeunivers her
Det skal du gøre – tidligere NBC-kunder
Når migreringen er afsluttet:
- Gennemgå relevante titler i den opgraderede Bogportal.
- Kontrollér, at titlerne har den korrekte rabatkode.
- Justér rabatkoden, hvor det er nødvendigt, så den ønskede rabatprocent anvendes.
Dataleverancer: Fra XML via FTP til ONIX via API
I forbindelse med den opgraderede Bogportal ændrer DBK både format og distributionskanal for levering af metadata:
Nuværende løsning: XML via FTP
Ny løsning: ONIX via API
Det endelige skifte sker ved Go Live den 15. september 2026.
Datamodtagere behøver dog ikke vente til denne dato. Når migreringen er gennemført, og forlagene har fået den dobbelte vedligeholdelse på plads, vil det være muligt at begynde at anvende ONIX-leverancen via API.
Vi forventer, at dette vil være muligt primo uge 37.
Det skal du gøre som datamodtagere
Hvis du modtager metadata fra DBK:
- Sørg for, at din integration til DBKs nye ONIX API er klar.
- Planlæg overgangen fra XML/FTP til ONIX/API.
- Tag gerne ONIX-leverancen i brug fra primo uge 37, når DBK melder klar.
- Vær klar til det endelige skifte den 15. september, hvor den eksisterende XML/FTP-leverance ophører.
Retur og ombytning skal afsluttes inden Go Live
Som tidligere kommunikeret overføres igangværende retur og ombytning ikke fra den eksisterende Bogportal til den opgraderede Bogportal.
Det er derfor vigtigt, at åbne sager bliver færdigbehandlet inden de tidligere udmeldte deadlines.
Det skal du gøre:
Deadlines for godkendelse af retur og ombytning er den 25. august.
Her skal alt retur være godkendt eller afvist.
Webinar: Bliv klar til den opgraderede Bogportal
En opgraderede Bogportal betyder også nye funktioner og arbejdsgange, som vi alle skal vænne os til.
For at sikre den bedst mulige onboarding afholder DBK et afsluttende webinar for de forskellige kundegrupper inden Go Live.
Webinaret giver en 360-graders introduktion til den opgraderede Bogportal og gennemgår de vigtigste funktioner og arbejdsgange med udgangspunkt i den enkelte kundegruppes behov.
Forlag – Tilmeld dig her
Det skal du gøre:
Tilmeld medarbejdere til det planlagte webinar.
Vi opfordrer kraftigt alle, der skal arbejde i Bogportalen, til at deltage. Det er den bedste mulighed for at blive fortrolig med løsningen og de nye arbejdsgange inden Go Live.
Den 15. september: Go Live
Den 15. september 2026 går den opgraderede Bogportal live.
Fra denne dato bliver den opgraderede Bogportal det fælles udgangspunkt for arbejdet med Bogportalen, og samtidig gennemføres det endelige skifte til den nye dataleverance via ONIX/API.
Efter Go Live: Hypercare og løbende information
Efter Go Live går DBK ind i en hypercare-periode, hvor vi har ekstra fokus på hurtigt at identificere og håndtere eventuelle fejl og mangler.
Vi etablerer samtidig et fælles informationsforum, hvor kunderne løbende vil kunne orientere sig om:
- kendte fejl og problemstillinger
- status på identificerede problemer
- eventuelle midlertidige løsninger
- forventet tidshorisont for fejlrettelser
Formålet er at skabe størst mulig gennemsigtighed og samtidig sikre, at kunderne hurtigt kan se, om en oplevet fejl allerede er kendt og under behandling.
Vi opfordrer derfor til at tjekke om en fejl eller mangler allerede er meldt ind, for at sikre at vores alles ressourcer bliver brugt optimalt.
Det skal du gøre
Oplever du problemer efter Go Live, anbefaler vi, at du først orienterer dig i informationsforummet.
Her vil du kunne se, om problemet allerede er kendt, og hvornår vi forventer det løst.
Nærmere information om informationsforummet følger inden Go Live.
Vi skal godt i mål sammen
Implementeringen af den opgraderede Bogportal er en stor forandring – både for DBK og for vores kunder.
Med et system af denne størrelse og kompleksitet må vi også forvente, at der kan opstå bump på vejen, når løsningen tages i brug i fuld skala.
DBK føler sig godt forberedt til opgaven, og vi har planlagt både migrering, onboarding og hypercare med henblik på at sikre en så god overgang som muligt.
Samtidig står vi alle over for nye funktioner og arbejdsgange, som kræver tilvænning.
Med god forberedelse, tæt dialog og vores kunders hjælp og forståelse er vi overbeviste om, at vi sammen kommer godt i mål med den opgraderede Bogportal.
Vigtigste datoer og handlinger
Hvornår | Hvad sker der? | Hvad skal du gøre? |
Primo uge 34 | DBK trækker data ud af eksisterende Bogportal | Forlag skal holde styr på efterfølgende ændringer |
Uge 34–35 | DBK migrerer data | Fortsæt arbejdet i eksisterende Bogportal gælder for alle |
Uge 34 (d. 20. august) | Alt retur skal være oprettet | Boghandlere skal oprette retur |
Uge 35 (25. august) | Alt retur skal være godkendt | Forlag skal godkende eller afvise boghandleres retur. |
Uge 35 (d. 28. august) | Alt retur godkendt og ombytningspuljer opbrugt | Boghandlere skal have meldt retur og følgesedler udskrevet. Ombytningspuljer skal være opbrugt. |
Primo uge 36 | Migreringen forventes afsluttet, og login udsendes | Log ind, opret brugere og kontrollér migrerede oplysninger |
Fra primo uge 36 | Kontrakter skal være på plads i den opgraderede Bogportal | Forlag med særkontrakter skal opsætte disse |
Uge 36 | Afsluttende webinarer | Relevante medarbejdere bør deltage |
Uge 36–37 | Begge Bogportaler kører parallelt | Forlag skal vedligeholde relevante oplysninger i begge systemer |
Primo uge 37 | ONIX/API forventes klar til brug | Datamodtagere kan begynde at anvende den nye dataleverance |
15. september | Go Live | Tag den opgraderede Bogportal i brug |
Efter Go Live | Hypercare | Følg informationsforummet for kendte fejl og status |